Mariolino320.it

Ciao a tutti, oggi voglio presentarvi un altro servizio della famiglia Google... Si tratta di Google Gruppi.

Definire Google Gruppi come un semplice gestore di Mailing List on line penso sia riduttivo. G.Gruppi è principalmente questo ma anche molto di più....

Questo articolo vuole essere una guida pratica per i meno esperti.

Prima di tuffarci in aspetti più tecnici vediamo di capire nella pratica e con parole semplici di cosa si tratta...

Con G.Gruppi è possibile scambiare e condividere informazioni tra i membri di un gruppo, sia mediante invio di mail che direttamente on-line dal sito di Google Gruppi. La cosa che differenzia questo sistema da un normale servizio newsletter è che con G.Gruppi ogni untente può interagire con il gruppo e quindi ogni utente può rispondere alle varie discussioni che vengono di volta in volta create. Inoltre, dato che per far parte di un gruppo è necessario un indirizzo email, non necessariamente i partecipanti devono essere iscritti a Google; G.Gruppi si può usare (come semplice membro) con qualsiasi indirizzo email, ovviamente con alcune limitazioni . Infatti per chi è registrato a Gmail e quindi a Google, è possibile interagire con il gruppo anche tramite il sito e si possono usare anche le altre funzioni di Google Gruppi (ccome le pagine e le foto... vedremo in seguito) mentre per gli iscritti che non hanno un account Google rimane la possibilità di interagire con il gruppo solo tramite scambio di messaggi email. Ogni account Google inoltre può gestire infiniti gruppi e partecipare ad altrettanti.  Per meglio comprendere di cosa stiamo parlando forse è meglio che analizziamo la cosa nel concreto.

Mettiamo ad esempio che ci sia un gruppo di amici con la passione per il calcetto. Sarebbe comodo creare un sistema per comunicare con tutti i componenti della squadra senza preoccuparsi di controllare gli indirizzi email e quant'altro.... Bene, il capitano (o chi per esso) potrebbe creare un gruppo su G.Gruppi ed invitare i "componenti" a partecipare. Una volta completato il gruppo di persone, il proprietario (o i membri) del gruppo può iniziare una nuova discussione, questa viene pubblicata nel gruppo ed automaticamente spedita a tutti i membri via email. I membri del gruppo quindi hanno due possibilità per leggere la discussione, possono accedere sul sito di G.Gruppi o possono semplicemente leggersi la mail che il sistema ha inviato loro in automatico. Anche per quanto riguarda "l'interazione" con le discussioni del gruppo possono scegliere due strade. Possono infatti collegarsi su G.Gruppi e rispondere alla discussione o semplicemente rispondere alla mail che hanno ricevuto nella loro posta elettronica. In entrambi i casi il sistema aggiornerà la discussione del gruppo ed invierà via email a tutti i partecipanti del gruppo gli eventuali aggiornamenti. Questo è il funzionamento di base.  Ovviamente ci sono una moltitudine di variabili da settare, mediante le quali si può personalizzare il "comportamento" di Google Gruppi in base alle proprie esigenze. Si può ad esempio scegliere di non consentire la pubblicazione sul gruppo da parte dei membri, ma limitare tale funzione solo al proprietario ed al limite ai moderatori/amministratori.

Google Gruppi è molto utile in quanto ogni membro una volta letto il messaggio in email può tranquillamente eliminarlo dalla propria posta. Infatti la potenza di G.Gruppi risiede, secondo me, soprattutto nel fatto che tutti i messaggi scambiati restano salvati all'interno del gruppo sui server Google, e quindi in qualsiasi momento si può andare a rileggere un messaggio vecchio o rispondere a discussioni che si sono cancellate dalla posta. Una volta inquadrato per grandi linee cos'è e a cosa serve G.Gruppi cerchiamo di approfondirne un po' il funzionamento.

Creare un Gruppo

Abbiamo già detto che per creare un gruppo si deve avere un account su Google (niente di più semplice....). Quando si crea un nuovo gruppo si può stabilire anche le caratteristiche che questo deve avere. Vi sono tre tipologie di gruppi, riporto dal sito:

Come possiamo ben capire dalla figura sopra, possiamo creare i nostri gruppi in base alle nostre esigenze. Penso che le differenze tra i vari tipi di gruppi siano abbastanza chiare Vorrei solo precisare che per i gruppi del tipo "Limitato", questi non saranno visibili nella lista pubblica dei gruppi di Google e quindi di fatto possiamo definirli gruppi Privati. Gli altri invece possono essere cercati anche da i non iscritti al gruppo appunto nella directory dei gruppi Google, con la differenza che nel gruppo di tipo "Pubblico" chiunque può iscriversi e interagire con il gruppo, mentre nel gruppo di tipo "solo messaggi" solo gli utenti che sono già membri possono interagire rispondendo alle discussioni e leggere i messaggi appunto. In un gruppo del genere i membri sono invitati o da altri membri (se previsto nelle impostazioni) o dagli amministratori del gruppo.

Nell'esempio dei ragazzi del calcetto, potremmo immaginare che il loro gruppo sia di tipo privato (quindi un gruppo di tipo "Limitato") in quanto le informazioni che si scambiano riguardano solo loro. In altri casi avremmo potuto creare un gruppo aperto e scegliere se crearlo "pubblico" o "Solo messaggi".

Una volta individuata la tipologia del nostro gruppo e ovviamente dato un nome al gruppo come nella figura qui sopra, possiamo procedere alla seconda fase della creazione del nostro gruppo cliccando su Crea.

Aggiungere i membri

Nel passo successivo infatti possiamo aggiungere i membri al gruppo e come vediamo dalle figure qui sotto abbiamo due modi. Il primo mediante l'invito a partecipare al gruppo, inviando appunto via email un invito che dovrà essere confermato in secondo momento dal ricevente, oppure possiamo inserire i membri "forzatamente" usando il secondo metodo. In questo caso i membri sono già attivi e verrà consegnato loro una mail con un messaggio di benvenuto (che dovremmo scrivere quando aggiungiamo i membri appunto)

Come potete notare, nella seconda ipotesi potete anche già decidere in che modalità deve avvenire la sottoscrizione per email al gruppo. In genere si lascia l'opzione come in figura, ovvero "invia email per ogni messaggio e aggiorna" in modo che per ogni modifica apportata al gruppo venga inviata email ai membri. Per gruppi di discussioni molto elevate però è consigliavile scegliere altri tipi di sottoscrizioni, questo per ovvi problemi di intasamento nelle caselle email dei membri.

Completato questo passaggio il gruppo è stato creato. Ora non ci resta che inserire i contenuti ed iniziare ad usarlo....

Inserire i contenuti

Dalla pagina principale del gruppo (immagine qui sotto) è possibile accedere a tutte le funzioni del gruppo.

Come potrete notare da qui potete:

1) invitare altri membri a partecipare al gruppo

2) iniziare una nuova discussione

3) creare delle pagine

4) caricare dei file

5) ottimizzare le impostazioni del gruppo

6) Attività di gestione

Inoltre per i meno attenti faccio notare che è anche visibile, in fondo alla pagina, l'indirizzo email del gruppo che nel nostro caso è Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.. Questo indirizzo è utile per usare il gruppo direttamente dal vostro programma di posta o dalla vostra webmail (o anche dal vostro cellulare.....) Infatti per pubblicare una discussione è semplicemente sufficiente inviare una mail al'indirizzo del gruppo e questa (se il mittente fa parte del gruppo ovviamente) verrà pubblicata e quindi distribuita agli altri membri. Stessa cosa se rispondete ad una mail che vi viene recapitata dal gruppo, per rispondere ad una discussione infatti è sufficiente rispondere alla mail che avete ricevuto nella vostra posta (come detto anche prima, lo stesso potete farlo comodamente on line....)

Per quanto riguarda il punto 1 e 2, penso che sia abbastanza inutile soffermarmi a spiegare nel dettaglio ccome funzionano.... Suvvia, un minimo di autoapprendimento facendo delle prove non guasta....

Per il terso punto vi dico solo che le "pagine" sono dei contenuti statici che possono essere create ed impaginate direttamente on line. Sono utili per creare documenti o altro da condividere con i membri.

Punto 4: Non c'è molto da spiegare. In effetti in G.Gruppi avete la possibilità di caricare i vostri file e di condividerli con il gruppo :)

Per quanto riguarda il punto 5, beh, qui potete decidere vita morte e miracoli del vostro gruppo. Infatti accedendo a questa sezione potrete modificare tutte le impostazioni ed il comportamento del gruppo, nonchè gestire i membri.

Di seguito ci soffermeremo proprio sulle impostazioni e sui possibili risvolti che queste impostazioni comportano.

Impostazioni 

Accedendo alla pagina "Impostazioni gruppo" ci troveremo di fronte diverse schede dalle quali appunto possiamo settare al meglio il nostro gruppo.

Partiamo dalla prima.

Nella scheda "Informazioni generali" sono contenuti i dati di base del nostro gruppo. Nel caso nostro troveremo:

Premendo sul tasto modifica potete ovviamente modificare tutti i dati, compreso il nome del gruppo e l'indirizzo email e web. A proposito dell'indirizzo web preciso che ovviamente ogni gruppo ha un proprio indirizzo web mediante il quale ai membri è consentito interagire. Nel caso del nostro esempio (gruppo privato) l'accesso al gruppo è consentito solo ai membri che sono iscritti al gruppo. Se invece il gruppo fosse stato di tipo pubblico all'indirizzo web del gruppo potevano avere accesso tutti, anche i non iscritti. Comunque, come vedremo più avanti possiamo sempre in qualsiasi momento modificare queste regole.

Nella seconda scheda invece possiamo settare le modalità di accesso al gruppo.

Le varie scelte sono di facile comprensione ed ogni gruppo è ampiamente personalizzabile alle proprie esigenze. Inoltre tramite le altre due schede è possibile personalizzare anche l'aspetto grafico del gruppo ed i menu di navigazione. Particolare attenzione vorrei dedicare alla scheda "Invio email" in quanto lì potete settare il comportamento del gruppo nell'invio delle email ai membri.

Analizziamo nel dettaglio i singoli parametri della scheda:

Prefisso Oggetto:  La descrizione è chiarissima e riporto fedelmente: "Il testo verrà aggiunto alle righe dell'oggetto di tutti i messaggi pubblicati nel gruppo. Consigliamo di inserire il prefisso tra [ ] o { }. Aggiungi '%d' per includere il numero di messaggio nell'oggetto. Lascia vuoto questo campo per non includere alcun prefisso."

Quindi se al campo prefisso oggetto inseriamo "[Gruppo_RdC:%d]" quando verranno inviate le mail ai vari membri, queste riporteranno come oggetto:

[Gruppo_RdC ###] Titolo della discussione dove ### è il numero del messaggio all'interno del gruppo. Ovviamente si può non mettere la variabile %d per escludere dall'oggetto della mail il numero del messaggio. Questa cosa è importante perchè permette di avere nella propria mail tutti i messaggi provenienti dal gruppo che hanno la parte iniziiale dell'oggetto identica. ;)

Piè di pagina del messaggio: Anche questo campo è utilissimo... La descrizione di Google recita: "Questo testo verrà aggiunto alla fine di tutti i messaggi postati nel gruppo." Un'opzione utilissima, consente quindi di aggiungere un messaggio di testo al piede di tutte le email che G.Gruppi invia ai propri membri. Si può scegliere di non utilizzare il piè di pagina, di utilizzare quello predefinito o di utilizzare quello personalizzato.

Risposte ai messaggi: Come si vede nella figura qui sopra, potete scegliere tra diverse opzioni. Queste  consentono di modificare il comportamento PREDEFINITO che assume il Gruppo quando invia i messaggi via email, modificando il campo "Rispondi a:". Tecnicamente è spiegato qui ma per i meno esperti  diremo che modificando queste impostazioni si stabilisce cosa deve fare Google Gruppi quando un membro risponde ad un messaggio utilizzando la funzione "Rispondi" tramite il proprio programma di posta elettronica o webmail....Infatti tali regole valgono solo per gli utenti che rispondono alle discussioni tramite e-mail. Per chi opera sulla pagina web del gruppo invece, tale scelta va operata direttamente in fase di risposta.

• Le risposte vengono inviate al gruppo: Semplicemente rispondendo ad un messaggio email, la risposta viene inviata a tutto il gruppo, quindi pubblicata nella discussione di competenza e smistata via mail a tutti i membri. (Tecnicamente la mail viene inviata all'indirizzo email del gruppo)

• Le risposte vengono inviate all'autore del messaggio: In questo caso la risposta viene inviata direttamente all'autore del messaggio e non  pubblicata sulla discussione nel gruppo. E' comunque possibile rispondere anche a tutto il gruppo, e quindi pubblicare la propria risposta in bacheca, utilizzando il comando "Rispondi a tutti" presente in tutti i client di posta elettronica e webmail. In questo caso la risposta verrà indirizzata all'autore del messaggio e inviata anche al gruppo. (Tecnicamente la mail viene inviata alla mail dell'autore e spedita anche in CC alla mail del gruppo)

• Le risposte vengono inviate ai titolari del gruppo: In questo caso la risposta viene spedita direttamente al proprietario del gruppo. Valgono le stesse regole del punto precedente, ovvero, se si vuole si poò comunque inviare la propria risposta anche al resto del gruppo mediante il comando "Rispondi a tutti"

• Gli utenti decidono dove inviare le proprie risposte: In questo caso devo essere sincero... Ho fatto anche qualche prova ma il comportamento mi sembra identico al punto due, ovvero come predefinito la risposta va all'autore del messaggio. Si accettano volentieri delucidazioni in merito....

Invio di post per conto del gruppo: Riporto quanto indicato sul sito... "Consenti ai membri di inviare post per conto dell'indirizzo email del gruppo. Se l'opzione viene selezionata, i membri del gruppo possono scegliere di postare messaggi usando l'indirizzo email del gruppo invece del loro indirizzo email. I messaggi sembreranno inviati dal gruppo stesso. Tieni presente che se questa opzione è selezionata, le impostazioni di moderazione sui singoli utenti o sui nuovi membri non saranno applicate ai post pubblicati per conto del gruppo." Attivando questa funzione quindi si può stabilire se le risposte (ma anche la creazione di nuove discussioni) debbano portare come nome del creatore (e di conseguenza come indirizzo email) quello del membro che scrive un post o discussione o riportare come nome quello del gruppo. Questa funzione ovviamente deve essere usata con cautela e potrebbe essere utile nei piccoli gruppi di persone per nascondere o mascherare la propria identità e quindi i propri dati personali (email) agli altri membri...

Proseguiamo la nostra analizzano la scheda "Categorie"

Come detto in precedenza possiamo stabilire se il nostro gruppo deve essere pubblico o privato. Se lo rendiamo pubblico, e vogliamo che sia più facilmente trovato all'interno dei migliaia di gruppi Google, non dobbiamo fare altro che classificarlo in base alle categorie che Google Gruppi propone. Ovviamente si può scegliere di inserire il proprio gruppo in più categorie con un massimo di tre o anche di non inserirlo in alcuna....

Impostazioni Avanzate

L'ultima scheda della pagina "Impostazioni gruppo" è "Avanzate".

Qui Google Gruppi mette a disposizione dei più smaliziati utilizzatori importanti strumenti. Inutile (almeno in questa fase) soffermarci ad analizzare il tutto.

Segnalo solo un comando "simpatico" che è presente in questa scheda, ovvero il pulsante "Elimina Gruppo". Se è immediata la comprensione di cosa possa fare questo comando, non è forse tanto immediata una particolare conseguenza che questo comando comporta... Infatti tale comando rimuove il gruppo e tutte le informazioni in esso contenute, e, oltre questo, rende NON più disponibile per il futuro il nome del gruppo eliminato. Riporto quanto scritto da Google in merito al pulsante: "Ricorda che quando rimuovi il tuo gruppo, il nome del gruppo non sarà più disponibile. Ciò significa, che se ricrei il gruppo in un secondo momento, dovrai scegliere un altro nome". Questa cosa può sembrare banale, ma se a qualcuno venisse in mente di cancellare un gruppo per poi ricrearlo in secondo momento potrebbe restarci male scoprendo che non è più possibile assegnare lo stesso nome di prima. al nuovo gruppo... In effetti Google Gruppi permette di cambiare il proprietario del gruppo o di sospendere il gruppo per renderlo inattivo. Infatti nella stessa scheda avanzate c'è l'opzione Imposta modalità archivio che, come indicato sul sito, "Imposta lo stato di questo gruppo da archiviare su inattivo. Rifiuta i nuovi post. Mantieni consultabili i vecchi messaggi". Vice versa questa funzione (l'eliminazione del gruppo) potrebbe tornare utile a "qualcuno" per occupare tale nome e renderlo inutilizzabile da chiunque. Si pensi a marchi famosi per esempio....

Prima di concludere vorrei anticiparvi che nella scheda "Attività di gestione" si possono settare tutte le impostazioni che si riferiscono ai singoli membri. Si può stabilire ad esempio, membro per membro, le diverse tipologie di notifica, la tipologia dei membri (se membro normale, amministratore o proprietario), consentire o meno la pubblicazione ai membri, o solo a parte di essi, insomma, c'è ancora molto da scoprire....

Per il momento mi fermo qui...  Il resto del cammino penso lo potete svolgere da soli, almeno finchè non trovo il tempo e la voglia di continuare a scrivere di questo argomento. Spero di non avervi tediato con questo articolo lungo ed interminabile. Se ho commesso errori si accettano correzioni....

Un saluto a tutti, Mario Amato.